Akta osobowe pracownika w 2026 roku – co musi zawierać teczka?
Akta osobowe pracownika w 2026 roku – co musi zawierać teczka [Poradnik krok po kroku]
Każdy pracodawca, niezależnie od tego, czy zatrudnia jedną osobę, czy zarządza wielką korporacją, ma obowiązek gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Akta osobowe, potocznie nazywane "teczką pracowniczą", to absolutny fundament działań każdego działu HR. Nie jest to jednak zwykły segregator, do którego wrzuca się papiery jak popadnie.
Przepisy Kodeksu pracy bardzo rygorystycznie określają, jak taka teczka powinna wyglądać. Co musi się w niej znaleźć w 2026 roku i jak nie narazić się na kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)?
1. Podział akt osobowych na 5 części (A, B, C, D, E)
Przez wiele lat akta dzieliły się tylko na trzy części. Prawo jednak ewoluuje, a wraz z nowymi formami zatrudnienia rozrosła się również teczka pracownicza. Obecnie dokumentację dzielimy na aż pięć wyraźnych sekcji:
Część A: Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, świadectwa pracy z poprzednich firm, kwestionariusz osobowy kandydata).
Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, zaświadczenia o szkoleniach BHP, badania lekarskie, aneksy do umów).
Część C: Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, kopia wydanego świadectwa pracy).
Część D: Dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej (np. kary upomnienia lub nagany).
Część E: Najnowsza sekcja, w której przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą pracy zdalnej.
2. Kto ma prawo wglądu do teczki?
Akta osobowe zawierają mnóstwo danych wrażliwych, dlatego dostęp do nich jest mocno ograniczony. Oprócz samego pracodawcy oraz upoważnionych pracowników działu kadr (HR), prawo wglądu w dokumenty mają w zasadzie tylko organy kontrolne, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), ZUS, urząd skarbowy czy sąd pracy.
Ważne dla pracownika: Masz pełne prawo zażądać wglądu do swoich akt osobowych w każdym momencie trwania zatrudnienia. Co więcej, możesz poprosić pracodawcę o sporządzenie kopii wszystkich lub wybranych dokumentów znajdujących się w Twojej teczce.
3. Okres przechowywania akt – 10 czy 50 lat?
To jedna z najważniejszych kwestii! Przez wiele lat pracodawcy musieli przechowywać dokumentację kadrową przez pół wieku. Obecnie przepisy są znacznie łagodniejsze:
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania akt wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.
Dla osób zatrudnionych przed tą datą, standardowo wciąż obowiązuje okres 50 lat (chyba że pracodawca złożył w ZUS specjalne oświadczenie skracające ten czas).
4. Jak uniknąć błędów i kar?
Prowadzenie teczek pracowniczych to ogromna odpowiedzialność. Za braki w dokumentacji lub przechowywanie dokumentów w niewłaściwych sekcjach grożą wysokie grzywny podczas kontroli PIP. Dlatego tak ważne jest, aby od pierwszego dnia zatrudnienia dbać o porządek chronologiczny i numerację stron.
Jeśli sam zajmujesz się sprawami kadrowymi w swojej firmie lub po prostu chcesz wiedzieć, jak perfekcyjnie zarządzać tą dokumentacją od A do Z, sprawdź ten świetny materiał o tym, [akta osobowe pracownika – jak je prowadzić krok po kroku]. Znajdziesz tam gotowe procedury i podpowiedzi, które uchronią Cię przed błędami prawnymi.
5. E-teczka, czyli cyfryzacja kadr w 2026 roku
Warto również zaznaczyć, że w 2026 roku coraz więcej firm odchodzi od tradycyjnego, papierowego papieru na rzecz tzw. e-teczek. Kodeks pracy w pełni dopuszcza prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej.
Aby jednak taka dokumentacja była ważna, musi być przechowywana w specjalnym, bezpiecznym systemie informatycznym, a każdy dokument cyfrowy musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Podsumowanie
Porządek w aktach osobowych to podstawa bezpieczeństwa prawnego każdej firmy. Niezależnie od tego, czy Twoja teczka ma formę papierowego segregatora, czy pliku w chmurze – zasady dotyczące podziału na części A-E oraz ochrony danych osobowych pozostają niezmienne.
Komentarze
Prześlij komentarz